Die Steuererklärung ist eine sehr komplizierte Angelegenheit. Eine häufig wiederkehrende Frage ist, ob eine Firma bei der Abschreibung Software und die damit verbundenen Kosten berücksichtigen darf.
Das deutsche Steuerrecht ist voller Ausnahmen und Sonderregelungen, die zu kennen ein Steuerberater seine gesamte Berufslaufbahn über lernen und sich informieren muss. Fast täglich entdeckt die Gesetzgebung neue Regeln, die dann eingehalten werden müssen. Ob die Kosten für Programme als abschreibbare Objekte gelten, kann daher auch nicht pauschal gesagt werden. Generell ist aber bei der Abschreibung Software nicht anders zu behandeln als andere Anschaffungen. Schwierig wird es nur, wenn die Nutzungsdauer ermittelt werden soll.
Bis zu einer Summe von vierhundertundzehn Euro darf der Wert der Software in einem Jahr abgeschrieben werden. Erst darüber hinaus, also bei hochwertigen Programmen, muss der Wert der Software auf die Jahre, in denen sie genutzt wird, verteilt abgeschrieben werden. Da allerdings die Software nicht allein genutzt werden kann, funktioniert die Abschreibungsform der geringwertigen Güter nur, wenn sie mitsamt einem Computersystem gekauft wurde, dessen Wert unterhalb der Grenze liegt. Da dies selbst für Freiberufler bereits eine sehr geringe Summe ist, wird bei der Abschreibung Software nur sehr selten als geringwertiges Wirtschaftsgut anerkannt werden.
Da nun die Software als Betriebsausgabe angegeben werden muss, gilt auch die Regel, dass die Abschreibung nicht an einem Stück geschehen kann, sondern auf die Dauer der Nutzungszeit verteilt werden muss. Die Frage ist allerdings, wie lange eine Software genutzt werden muss, bevor sie vollständig abgeschrieben ist. Bei Büromöbeln ist die Zeit, die vom Finanzamt als angemessen vorausgesetzt wird, dreizehn Jahre. Für die meisten Software-Produkte ist dies eine utopische Vorstellung. Nachdem einige Gerichte sich mit dieser Frage beschäftigen mussten, wurde die Dauer, in der die Software in den Bilanzen verrechnet werden muss, auf fünf Jahre festgelegt. Der Preis der Software muss also in fünf Teilbeträgen auf die nächsten Jahre verteilt werden. Die Kosten, die anfallen, um die Mitarbeiter zu schulen, die Wartungskosten und die Kosten, die für Datenübernahme entstehen, können dagegen auf einen Schlag abgesetzt werden.